Je hebt de passie en de visie. Misschien heb je zelfs geholpen bij het plannen van de bruiloft van een vriend of een bedrijfsfeest. Maar de sprong wagen om uw eigen evenementenplanningbedrijf te starten? Dat is een heel nieuw spel, en het is normaal dat je je verloren of overweldigd voelt.

Het gaat over praktische stappen, onerous werken en een vleugje creativiteit.

Van het identificeren van uw doelgroep tot het aanpakken van wettelijke vereisten: wij begeleiden u zonder omwegen door alles wat u moet weten. We geven u zelfs informatie over instruments zoals Homebase die later van pas kunnen komen.

1. Onderzoek en marktanalyse

De eerste stap is het verkrijgen van een duidelijk beeld van het marktlandschap. Jou doel? Ontdek kansen en bedreigingen, zodat u uw bedrijf effectief kunt positioneren.

Hier leest u hoe u het stap voor stap kunt aanpakken:

• Identificeer uw concurrenten: Wie is daar al? Welke diensten bieden ze aan en tegen welke prijzen?
• Begrijp uw doelgroep: Voor wie ben je bezig? Wat zijn hun behoeften en budgetten? Als er in jouw regio veel kleine bedrijven zijn, zijn betaalbare lanceringsevenementen misschien een area of interest.
• Analyseer traits en eisen: Wat is trending in jouw regio? Bruiloften van boer tot bord of technisch onderlegde zakelijke bijeenkomsten? Instruments als Google Traits zijn een goudmijn.
• Stel deze belangrijke vragen:
  • Wat maakt uw regio uniek en hoe kunt u deze benutten?
  • Welke fouten hebben anderen gemaakt waar jij van kunt leren?
  • Welke ondersteunende netwerken (leveranciers, locaties, and so on.) zijn lokaal beschikbaar?

Deze stappen vormen de foundation van uw bedrijf. Doe verstandig onderzoek, zodat uw keuzes datagestuurd zijn en niet alleen maar onderbuikgevoelens.

2. Bepaal uw area of interest, diensten en branding

Zodra je grip op de markt hebt, is het tijd om je eigen ruimte te creëren. Het kiezen van een area of interest is meer dan het kiezen van een categorie; het gaat erom te ontdekken waar jouw passie en de behoefte van de markt elkaar kruisen.

Zo kun je het benaderen:

• Vind uw area of interest: Richt u zich op technische conferenties, startup-lanceringsevenementen of misschien branchespecifieke beurzen? Identificeer wat u opwindt en waar in uw regio vraag naar is. Als je bijvoorbeeld in een tech-hub woont, kan het focussen op tech-gerelateerde bedrijfsevenementen een goede keuze zijn.’
• Definieer uw diensten: Wat ga je aanbieden binnen jouw area of interest? Biedt u end-to-end oplossingen of specialiseert u zich in bepaalde aspecten, zoals locatieselectie of gastenbeheer? Misschien is uw sterkste punt het plannen van virtuele evenementen, waarbij u zich richt op groups op afstand.
• Creëer uw merk: Hier vertel je je verhaal. Wat maakt uw dienstverlening uniek? Is het uw aandacht voor element, uw creatieve aptitude of uw toewijding aan duurzaamheid? Jouw merk moet dit weerspiegelen. Denk aan:
  • Emblem en beeldmateriaal: Deze moeten uw stijl en het gevoel van de evenementen die u plant, weerspiegelen.
  • Missieverklaring: Wat onderscheidt jou in het zakelijke evenementenlandschap? Is het uw innovatieve aanpak of de onverslaanbare leveranciersconnecties?
  • Waarde voorstel: Definieer duidelijk wat klanten zullen winnen door voor uw dienst te kiezen. Is het de naadloze integratie van technologie of de unieke locaties die u aanbiedt?

Bij het kiezen van een area of interest gaat het erom je energie te richten op de plek waar je echt kunt schitteren. Dit is waar uw bedrijf echt begint te voelen, dus neem de tijd om het goed te doen.

3. Stel een businessplan op en stel prijzen huge

Stel dat u uw bedrijf voor evenementenplanning begin, waarbij u zich richt op bedrijfsevenementen zoals conferenties en productlanceringen. Je hebt een klein staff gerekruteerd en een van je eerste projecten is een zakenbeurs van een week in een stad met strenge arbeidsregels.

Plotseling merkt u dat uw staff langere uren maakt, op het punt de regels voor overuren te overtreden. Het niet naleven van de lokale arbeidswetten kan boetes met zich meebrengen, om nog maar te zwijgen van de mogelijke schade aan uw beginnende reputatie. Het is een echte hoofdpijn die je op zo’n kritiek second niet nodig had.

Met een platform als Homebase heeft u eenvoudig toegang tot informatie over de lokale arbeidswetgeving, kunt u de juiste overuren berekenen en zelfs stay overleggen met een gecertificeerde adviseur om uw personeelsplan te beoordelen.

Bovendien vereist het vaststellen van prijzen een duidelijk inzicht in de kosten, inclusief mogelijke juridische kosten. Met toegang tot de digitale bibliotheek van Homebase met handleidingen, trainingen en sjablonen die zijn afgestemd op uw bedrijf, bent u goed toegerust om een ​​solide, conforme foundation op te bouwen voor het opbouwen van een duurzaam en juridisch gezond bedrijf.

4. Start met netwerken en gemeenschapsopbouw

Uw netwerk draait niet alleen om het verzamelen van namen en nummers. Het gaat erom een ​​gemeenschap op te bouwen waarop u kunt vertrouwen, en die u in ruil daarvoor ook vertrouwt.

Zo kunt u uw netwerk effectief opbouwen:

• Leveranciers en verkopers: Relaties opbouwen met betrouwbare leveranciers. Als u een technologieconferentie organiseert, zorgt het hebben van een betrouwbare technologieleverancier ervoor dat u op tijd over de nieuwste snufjes en uitrusting beschikt. Geen problemen op het laatste second, geen teleurgestelde klanten.
• Partnerschappen voor locaties: Onderhandel over partnerschappen met unieke locaties. Stel dat u een fashionable, milieuvriendelijk gebouw vindt dat resoneert met het merk van uw klant voor een productlancering. Het aangaan van een relatie met deze locatie kan exclusieve toegang tot toekomstige evenementen betekenen.
• Evenementgerelateerde allianties: Samenwerken met andere evenementengerichte bedrijven. Als u een zakelijk gala plant, werk dan samen met een gerenommeerde lokale chef-kok om exclusieve cateringopties aan te bieden, waardoor een standaardmaaltijd een gastronomische ervaring wordt.
• Betrokkenheid bij de gemeenschap: Netwerk niet alleen; betrokken zijn bij uw gemeenschap. Woon lokale zakelijke evenementen bij, sluit u aan bij professionele groepen en neem actief deel. Wanneer u een inzamelingsactie voor een goed doel plant, kan het hebben van sterke banden met de gemeenschap uw bereik vergroten, waardoor het evenement een waar succes wordt.

5. Ontwikkel on-line aanwezigheid en marketingstrategie

Uw on-line aanwezigheid is niet alleen een onderdeel van uw marketingstrategie; het is vaak de eerste indruk die potentiële klanten zullen hebben van uw diensten voor de planning van zakelijke evenementen.

Zo kun je ervoor zorgen dat het een blijvende ervaring is:

• Web site: Uw web site is uw digitale etalage. Maak het strak en professioneel en benadruk uw eerdere successen. Voeg een portfolio toe van eerdere zakelijke conferenties of beurzen, zodat potentiële klanten uw experience in actie kunnen zien.
• Sociale media: Gebruik platforms zoals LinkedIn en X (voorheen Twitter) om involved te komen met andere professionals. Deel waardevolle inzichten over de planning van evenementen, laat de voorbereidingen achter de schermen zien en vier successen.
• Contentmarketing: begin een weblog of een YouTube-kanaal waarin u achter de schermen deelt het plannen van uw grote opening En andere ideas voor het starten van uw zakelijke evenementen. Door free of charge, waardevolle content material aan te bieden positioneer je jezelf als professional en trek je klanten aan die jouw inzichten en aanpak waarderen.
• search engine optimisation en reclame: Investeer in zoekmachineoptimalisatie (search engine optimisation) en gerichte advertenties om potentiële klanten te bereiken die actief op zoek zijn naar diensten voor evenementenplanning. Als een bedrijf op zoek is naar een planner voor de volgende grote productlancering, wil je bovenaan de zoekresultaten staan.
• Klant getuigenissen: Moedig tevreden klanten aan om positieve recensies achter te laten op platforms zoals Google Mijn Bedrijf. Stel je voor dat een potentiële klant een lovende recensie leest over de naadloze uitvoering van een recente bedrijfsbeurs die je hebt georganiseerd. Dat is een krachtige motivator.

6. Bepaal hoe u de verkoop en het klantrelatiebeheer (CRM) gaat beheren

Verkoop en CRM vormen het hart van uw evenementenplanningsactiviteiten; ze zorgen ervoor dat de klanten blijven komen en dat de relaties groeien.

• Begrijp uw klanten: Weet wat bedrijven zoeken in een evenement. Willen ze een innovatieve productlancering of een elegant zakendiner? Als u hun behoeften begrijpt, kunt u het perfecte evenement organiseren.
• Gebruik CRM-tools: Het volgen van interacties, het instellen van herinneringen en het beheren van follow-ups worden gestroomlijnd. Met CRM-tools mist u nooit meer een vervolggesprek na een succesvolle verkoopbijeenkomst.
• Maak maatwerkvoorstellen: Stem uw voorstellen af ​​op elke klant. Als een bedrijf een milieuvriendelijke conferentie wil organiseren, presenteer dan een voorstel waarin u uw experience op het gebied van duurzame evenementenplanning laat zien. Het zijn dit soort persoonlijke accenten die de deal bezegelen.
• Bied uitzonderlijke service: Nadat het contract is getekend, begint het echte werk. Regelmatige updates, duidelijke communicatie en het overtreffen van verwachtingen maken van een eenmalige klant een accomplice voor de lange termijn. Denk aan een klant die zo onder de indruk is van het lanceringsevenement dat u heeft gepland, dat hij of zij automatisch aan u denkt voor de volgende.
• Vraag om suggestions: Vraag na het evenement om suggestions en pak eventuele problemen snel aan. Als er tijdens een seminar iets niet is gegaan zoals gepland, kunt u weten wat er mis is gegaan en dit oplossen, waardoor een mogelijk negatieve ervaring een uiting wordt van uw professionaliteit.
• Onderhoud relaties: Laat de verbinding na het evenement niet koud worden. Stuur bedankbriefjes, deel relevante inhoud of kom gewoon af en toe langs. Het zijn deze kleine gebaren die je in hun gedachten houden voor toekomstige evenementen.

7. Bedenk hoe u uw kleine bedrijf in de toekomst zult runnen

In eerste instantie zijn het misschien alleen jij en enkele aannemers, maar naarmate je meer contracten binnenhaalt voor zakelijke conferenties, productlanceringen of bedrijfsretraites, zul je waarschijnlijk je staff moeten uitbreiden.

Wanneer deze groei plaatsvindt, kunt u een software als Homebase gebruiken om tijdgevoelige gebeurtenissen af ​​te handelen en tegelijkertijd te jongleren urenstatenloonlijst, aanwerving en onboardingen naleving. Met Homebase koppelt u de urenstaten van teamleden direct aan hun urenregistratiegegevens, zodat u accuraat en legaal kunt afronden.

Hiermee kunt u ook instellen communicatie waarschuwingen om te voorkomen dat personeel per ongeluk dure overuren maakt en om teamleden herinneringen te sturen om op tijd pauze te nemen en uit te klokken.

Plus, Homebase’s planning en managerlogboek kan worden geïntegreerd met uw kassasysteem, zodat u gemakkelijk kunt volgen wanneer uw piekperioden zijn en dienovereenkomstig personeel kunt toewijzen. Voeg aantekeningen toe en geef een menselijk perspectief op de verzamelde gegevens, allemaal gericht op het stroomlijnen van de activiteiten en het verder vergroten van de betrokkenheid van het personeel.

Breng uw evenementenplanningbedrijf op de rails met Homebase

Van marktanalyse tot netwerken, elke stap kent zijn eigen uitdagingen. Hoe vind je de juiste leveranciers? Welke strategieën zullen uw on-line advertising effectief maken? Hoe gaat u om met klantrelaties terwijl het bedrijf groeit?

En hoe zit het met de backend, de bedrijfsvoering en het teammanagement? Met een alles-in-één HR- en teambeheeroplossing zoals Homebase kunt u intern beleid instellen en beoordelen, nieuwe teamleden aanwerven en de salarisadministratie uitvoeren, allemaal op één plek, zelfs toegankelijk in de cloud.

Door urenregistratie te combineren met planning, salarisadministratie en communicatietools beheert u niet alleen uw staff, maar kunt u alles efficiënt afhandelen, van het toewijzen van diensten tot het doen van betalingen. Met geavanceerde inklokverificatietools kunt u controleren wanneer medewerkers aan het werk zijn, zowel op locatie als daarbuiten.

En met onze free of charge abonnementheeft u kosteloos toegang tot veel van deze krachtige functies voor maximaal 20 medewerkers op één locatie.