We weten allemaal dat elke dag 24 uur bevat, maar hoe we die tijd gebruiken, maakt een groot verschil. Als eigenaar van een klein bedrijf lijkt het misschien onmogelijk om een ​​doel te bereiken werk leven balans. Van het halen van strakke deadlines tot het doen van boodschappen: de tijd kan door je vingers glippen, waardoor je je afvraagt ​​waar het allemaal gebleven is.

Daarom is het van cruciaal belang om uw tijd effectief te beheren.

Maar wat is de beste manier om dat te doen? Als u klaar bent voor een totaalaanpak, a tijd in kaart brengen systeem zou kunnen zijn wat u mist. Web zoals een geografische kaart u helpt bij het plannen van een reis, kan een tijdkaart u helpen het productiviteitsniveau van uw dag te optimaliseren.

Wat is tijdmapping?

Time mapping is een systematische aanpak voor het organiseren van de manier waarop u uw tijd verdeelt. Dit systeem maakt gebruik van een kleurgecodeerde kaart, met een fysieke kalender of een digitale hulpmiddel—activiteiten op dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse foundation in kaart brengen. Zie het als een visueel raamwerk om stukjes tijd te blokkeren voor specifieke taken in je dag, vanaf het second dat je wakker wordt tot het naar mattress gaan.

Dat klopt: een tijdkaart is niet alleen voor werkuren.

Tijdregistratie is het meest effectief als het zowel werkgerelateerde als persoonlijke taken omvat. Als u in kaart brengt hoe lang het duurt om elke activiteit uit te voeren, krijgt u een duidelijker beeld van hoe u uw tijd het beste aan het geheel kunt besteden. Zo kunt u taken prioriteren en uw productiviteit verhogen.

Zodra u de routine van het in kaart brengen van de tijd onder de knie heeft, kunt u de controle over uw planning terugkrijgen, zelfs als u zich verloren voelt.

Tijdmapping versus tijdblokkering

Als u zich afvraagt ​​wat de verschillen zijn tussen tijdmapping en tijdblokkering, leggen wij het voor u uit.

Tijd blokkeren is een tijdmanagementtechniek waarbij u dagelijks of wekelijks tijd inplant voor uw belangrijkste taken. Door specifieke tijd in uw agenda te reserveren voor directe prioriteiten, kunt u op het goede spoor blijven door taken met een lagere waarde voor het laatst te bewaren. Tijdblokkering helpt uw ​​werkdag georganiseerd te houden en zorgt ervoor dat alles gedaan wordt.

Tijd in kaart brengen is een totaaloverzicht van hoe u uw tijd besteedt, zowel op als buiten het werk. Een goed ingevulde tijdkaart helpt bij het identificeren van topprioriteiten op alle gebieden van uw leven. Vervolgens kunt u tijdsblokken in uw tijdkaart maken, zodat u kunt zien hoeveel tijd u aan elke activiteit kunt besteden.

Time mapping is een manier om tijdblokkering naar een hoger niveau te tillen.

De voordelen van tijdmapping

1. Elimineert beslissingsmoeheid
2. Verhoogt de productiviteit door prestatieverschillen te identificeren
3. Verbetert de balans tussen werk en privé
4. Helpt u uw middelen verstandig toe te wijzen
5. Vermijdt tijdverspillende activiteiten en taken
6. Stemt uw acties af op uw doelen
7. Minimaliseert afleiding
8. Geeft een gevoel van dagelijkse prestatie
9. Verhoogt het zelfbewustzijn door gewoonten en patronen te identificeren
10. Creëert beheersbare en realistische tijdlijnen

Bonusvoordeel: time mapping is een positief voorbeeld voor uw medewerkers!

Een tijdkaart maken (met free of charge sjabloon)

Het in kaart brengen van de tijd kan in eerste instantie lastig lijken. Het kan immers zijn dat uw agenda al bomvol zit. Maar zodra u begrijpt hoe u deze techniek in uw dagelijks leven kunt integreren, zult u nooit meer achterom kijken.

Volg deze eenvoudige stapsgewijze handleiding voor het maken van een tijdkaart en start met het maximaliseren van elk uur van uw dag. Bonus: we hebben er een handig bijgevoegd vrij sjabloon om u op weg te helpen!

1. Beoordeel hoe u uw tijd besteedt

Voordat u begint met het in kaart brengen van de tijd, moet u eerst nadenken over hoe u momenteel uw uren klokt. U kunt dit doen door een paar dagen een dagboek of tijdlogboek bij te houden om uw activiteiten bij te houden. Beschouw deze stap als een voorafgaande beoordeling van uw dagelijkse gewoonten en werkpatronen om te zien waar u mogelijk tijd verspilt.

Als u elke dag een duidelijk inzicht heeft in uw productieve en onproductieve tijdsperioden, kunt u deze informatie vervolgens toepassen om een ​​tijdkaart voor de lange termijn te vormen die een uitgebalanceerde benadering van tijdmanagement biedt.

Denk na over deze vragen voordat u uw tijdkaart maakt:

• Op welke momenten van de dag ben jij het meest productief? Als u weet dat uw hersenen ‘s ochtends op een optimaal niveau werken, plan dan uw belangrijkste en moeilijkste taken vóór de middag. Verpak taken met een hogere waarde in de avond als je een nachtbraker bent.
• Wat kunt u verbeteren aan uw huidige levensstijl? Wees eerlijk over specifieke dingen die u kunt veranderen aan uw werk- en persoonlijke uren om uw tijd in het algemeen te optimaliseren.
• Heb jij het gevoel dat je een balans hebt tussen werk en privé? Als u op het werk of daarbuiten (of beide) te mager bent, zoek dan uit waar en hoe u kunt bezuinigen om uw tijd te prioriteren. Maak uw doelen duidelijk, zodat u duidelijke intenties kunt stellen.

2. Maak een lijst van de belangrijkste activiteiten en taken

Creëer een beeld op hoog niveau van alle dingen die u dagelijks en/of wekelijks moet bereiken, rekening houdend met zowel professionele als persoonlijke verantwoordelijkheden. Het helpt om uw takenlijst te ordenen in categorieën zoals werk, familie/vrienden, zelfzorg en huishoudelijke taken.

Uw lijst zal er anders uitzien, afhankelijk van uw prioriteiten, doelen en carrière. Als u bijvoorbeeld een klein cateringbedrijf heeft, is uw lijst waarschijnlijk voornamelijk gewijd aan het runnen van uw bedrijf.

Veel ondernemers zijn dat overwerkt, wat vaak betekent dat hun persoonlijke leven een klap krijgt. Sterker nog, bijna de helft van alle ondernemers werkt meer dan 40 uur per weekEffectief tijdmanagement is dus essentieel om burn-out te voorkomen. Door deze lijst samen te stellen, kunt u dat broodnodige evenwicht bereiken.

3. Geef prioriteit aan uw takenlijst

Nu u een uitgebreide activiteitenlijst heeft voor alle aspecten van uw leven, is het tijd om uw prioriteiten te stellen. Denk na over wat u de komende week moet bereiken, zowel op het werk als thuis. Zorg ervoor dat u rekening houdt met deadlines en tijdgevoelige taken.

Bijvoorbeeld: u bent restaurantmanager en plant vrijdagavond een speciaal evenement. Dit betekent dat je het menu, de gastenlijst en andere dingen moet regelen personeelsplanning binnen een vastgestelde tijdlijn. Prioriteit geven aan specifieke taken om uw doel te bereiken, zal cruciaal zijn voor uw succes.

4. Organiseer taken in tijdsblokken

Weet je nog dat we het eerder hadden over tijdsblokkering? Het is tijd om die kennis toe te passen uw tijdkaart.

Bouw eerst tijdsblokken op om uw taken met hoge prioriteit in alle categorieën uit te voeren. Voeg vervolgens minder dringende taken toe, zoals het inhalen van e-mails, en zorg ervoor dat er tijd is voor korte pauzes wanneer dat nodig is. Zorg ervoor dat u ook eenmalige taken, zoals doktersafspraken of vergaderingen, opneemt.

Het helpt om werkgerelateerde taken te groeperen om ervoor te zorgen dat uw werkstroom niet wordt onderbroken. Maar probeer altijd realistisch te zijn over hoe lang elke taak zal duren en houd je aan dat tijdsbestek, anders wordt je hele dag weggegooid.

5. Beoordeel en optimaliseer

Nu u een tijdkaart bij de hand heeft, kunt u even de tijd nemen om deze te bekijken en te kijken waar u verbeteringen kunt aanbrengen. Mogelijk identificeert u snelkoppelingen of ontdekt u iets dat u hebt gemist.

Het wordt aanbevolen dat u uw tijdkaart optimaliseert door kleurcodering te gebruiken. Dit helpt je om visueel onderscheid te maken tussen categorieën, prioriteiten en taaktypen, zodat je in één oogopslag een duidelijk beeld van je week kunt krijgen.

Geef jezelf ook toestemming om een ​​volledig vrije dag of een tijdsblok op te nemen om op te laden. Als dit niet in je tijdkaart staat, vergeet je misschien te rusten!

Vereenvoudig uw planningsproces met behulp van een tijdregistratietool zoals Google Spreadsheets, Excel of Google Agenda. Maar als u een complexer systeem nodig heeft tijdklokken, urenstatenen meer, overweeg a vrij alles-in-één-app zoals Thuisbasis.