Een lezer schrijft:

Ik hoop dat u mij kunt helpen met dit raadsel. Deze situatie wordt gecompliceerd door het feit dat dit een familiebedrijf is en dat alle werknemers mijn familieleden en/of hun romantische companions zijn, maar we hebben virtuele assistent-teamleden (onafhankelijke contractanten of externe diensten) die deelnemen aan deze gesprekken.

Achtergrond: Ik ben de belangrijkste exploitant, maar niet de eigenaar, van ons familiebedrijf, dat informeler is dan de meeste werkplekken. We voeren een aantal werkzaamheden ter plaatse uit, maar een groot deel van de “backoffice”-administratie vindt virtueel plaats. Het is mijn verantwoordelijkheid om de toon en de cultuur te bepalen, en ik geloof dat ik een aantal dingen moet veranderen. Eén probleem is dat mijn jongere zus, Amanda, te veel vertelt over pauzes en ziektetijden in het primaire teamcommunicatiekanaal. Ik denk dat het voor iedereen een problematische indruk wekt, maar vooral voor ons virtuele crew dat geen familieleden is.

Als Amanda bijvoorbeeld pauzes neemt, zegt ze niet: ‘Ik neem binnenkort mijn pauze van 15 minuten.’ Ze vermeldt particulars als: “Ik ben met mijn hond aan het wandelen, kom terug nadat ik hem de lunch heb gegeven.” Of als je de tijd neemt: “Ik ga met mijn hond naar de dierenarts omdat hij moet overgeven. Misschien moet zijn maag leeggepompt worden. Ik wens me geluk, het is niets ernstigs.” Ze heeft ook een periodieke chronische ziekte waarvan de familie het er allemaal over eens is dat ze flexibel kan zijn met haar werkuren, maar ze deelt dit ook te veel met het crew. In plaats van te zeggen ‘een dagje ziek zijn’ of ‘een paar uur ziek zijn’, geeft ze buitensporige particulars, zoals ‘Heb een ernstige migraine, moet een tijdje gaan liggen, weet niet wanneer ik terugkom’. of als ik de wekelijkse teamvergadering kan bijwonen,” of “Ik heb echt final van mijn maag, ik zit huge in het rest room, neem alsjeblieft geen contact met me op, tenzij het een noodgeval is.” Op dezelfde manier deelt ze de doktersbezoeken te veel, zoals: “Ik vertrek naar mijn afspraak met mijn gastro-enteroloog. Als de exams die ze uitvoeren te veel pijn doen, ben ik vandaag misschien niet meer on-line.”

Haar rol is functioneel op instapniveau, maar ze is niet pas afgestudeerd. Ze is start dertig.

Het te veel vertellen over haar hond, artsen en symptomen gebeurt bijna elke dag. Symptoomgerelateerde ziekteverzuim komt twee tot drie keer per week voor, en ze heeft één tot drie doktersafspraken per maand. In de loop van de tijd ontstaat hierdoor de algemene indruk dat ze voortdurend frivole pauzes neemt of wat voelt als een ongebruikelijke hoeveelheid ziekteverzuim, zowel in het algemeen als in vergelijking met andere werknemers en teamleden. Familieleden hebben zoveel commentaar gegeven en hoewel geen enkele virtuele teamleden dat expliciet heeft gezegd, vermoed ik dat zij er ook zo over denken. Ik maak me zorgen over de impression op de bedrijfscultuur en het moreel. Ze heeft mij en andere familieleden privé verteld dat zowel bedrijfs- als moeder-en-pop-werkgevers haar eerder hebben gestraft als ze te laat komt of ziek moet worden vanwege haar symptomen, of als ze haar behoefte aan medische afspraken niet ondersteunde.

Vanuit operationeel perspectief was onze oplossing om haar flexibiliteit te geven wat betreft begin-, eind- en pauzes, en haar geen projecten of taken toe te wijzen waarvoor specifieke uren nodig zijn. Ze opent of sluit bijvoorbeeld niet het kantoor en beantwoordt geen telefoontjes, maar ze configureert en updatet wel klanten in ons CRM, verwerkt ingediende aanvragen binnen 24 uur, maakt en plant facturen, betaalt rekeningen, verzamelt en labelt bonnen van aankopen , beveiligingsbeelden bekijken, in eerste instantie de uitgaven categoriseren voor onze boekhouder, and so on. Deze taken maken grotendeels geen verschil of ze om 9.00 uur, 12.00 uur of 15.00 uur zijn voltooid, zolang er maar geen achterstand ontstaat. Ze werkt 35 tot 40 uur per week, en de kwaliteit van die taken is geen probleem.

Kunt u mij wat advies geven over hoe u dit gesprek moet aanpakken? Ze was eerder boos en resistent tegen suggestions waarvan ze denkt dat deze kritisch is over haar chronische ziekte, zowel van familie als van eerdere werkgevers. Het daadwerkelijk nemen van pauzes valt binnen de richtlijnen die we hebben afgesproken, maar de aard van of en hoe ze deelt met het crew moet veranderen. Ik denk niet dat ze zich bewust is van de indruk die dit wekt. Ze heeft ook interesse getoond in salarisverhogingen en het doorgroeien naar een positie met hogere verantwoordelijkheid, en ik wil duidelijk zijn over wat er moet veranderen om dat te laten gebeuren, zonder veroordelend over te komen of haar medische behoeften niet te ondersteunen.

Het klinkt alsof ze tegen jullie praat als familie en niet als collega’s… omdat jullie in feite familie zijn.

Dit kan een moeilijke grens zijn om te trekken in bedrijven waar bijna iedereen familie is (en vooral waar degenen die dat niet zijn, afgelegen zijn).

Maar dat betekent niet dat je er niet mee om kunt gaan!

Ik zou het als volgt kunnen formuleren: ‘Als je ziek bent, een pauze hebt of een afspraak hebt, hoeven we geen particulars te weten – alleen dat je afwezig bent en wanneer je verwacht terug te zijn. Ik wil dat je stopt met het opnemen van verdere particulars, omdat dit de indruk wekt dat we van mensen verwachten dat ze hun afwezigheid rechtvaardigen. Ik wil niet dat andere mensen de druk voelen om persoonlijke particulars over hun eigen tijd weg te geven. We zijn blij met uw planning en uw werk, en we vertrouwen erop dat u uw tijd goed beheert. In de toekomst kunt u gewoon aankondigen dat u X-tijd afwezig zult zijn, zonder dat daarvoor een reden nodig is.’

Moet ze u überhaupt waarschuwen voor een pauze van 15 minuten? Idealiter zou je haar vertellen dat ze helemaal niemand hoeft te waarschuwen voor die hondenuitlaatpauzes (internet zoals je waarschijnlijk niet zou verwachten dat mensen zouden zeggen: “Ik ga even een kwartiertje uitrusten”). Als ze echt mensen op de hoogte moet houden van haar beschikbaarheid, is dat anders, maar op foundation van het werk dat je haar beschrijft, hoeft ze dat niet te doen. Nogmaals, je vertrouwt erop dat ze haar eigen schema beheert en haar werk gedaan krijgt. Ze hoeft niet van minuut tot minuut te vertellen.

Als het niet werkt om het te formuleren als ‘dit is het zenden van problematische signalen naar anderen over wat er van hen wordt verwacht’, dan zou je kunnen zeggen: ‘Naarmate het bedrijf groeit, moeten we de manier waarop we werken professionaliseren. Er hoeft niets aan uw planning te veranderen. Het systeem dat we hebben bedacht voor pauzes en vrije tijd werkt goed. Ik wil echter dat je afstapt van het delen van particulars over waarom je afwezig bent (zoals de verzorging van je hond of de particulars van een ziekte) en gewoon zegt dat je weggaat en wanneer je terugkomt. Dat is wat we van niet-familiale werknemers vragen, en ik wil ons nu in die richting bewegen.”

Jij zou kunnen Zeg bijvoorbeeld: ‘Het delen van dit detailniveau geeft mensen het gevoel dat je voortdurend weg bent, terwijl ze het helemaal niet zouden merken als je minder informatie zou geven. En een deel ervan is een overdreven aandeel dat mensen liever niet horen, zoals particulars over maag-darmsymptomen. Maar omdat ze eerder van streek was en weerstand bood tegen suggestions die volgens haar verband hield met haar gezondheid, kun je gewoon de meer bedrijfsgerichte redenen hierboven volgen. Die gaan niet over haar; ze gaan over het bedrijf en wat het nodig heeft, en u bevindt zich op een solide foundation en neemt een krachtig standpunt in.