In de nasleep van de pandemie adopteerden bedrijven over de hele wereld snel instruments zoals videoconferentietechnologie om samenwerking op afstand binnen gedistribueerde groups te vergemakkelijken. Ondanks de verschuiving naar deze technologie zijn grote workshops, die traditioneel afhankelijk waren van fysieke ruimtes, voor veel organisaties nog steeds persoonlijke evenementen.
En ik begrijp het: een persoonlijke ontmoeting kan kameraadschap en zijlijngesprekken helpen bevorderen. Werknemers kunnen zich onttrekken aan de constante Slack- en e-mailmeldingen en zich concentreren op de taak die moet worden uitgevoerd. Maar mijn ervaring is dat persoonlijke werksessies ook enorme inefficiënties met zich meebrengen. Veel collega’s worden gedwongen hun pak af te stoffen en van verschillende locaties te reizen, waardoor hun routines en slaapgewoonten worden verstoord. Ondanks pogingen om iedereen persoonlijk bijeen te brengen, zijn er onvermijdelijk individuen die óf op verre markten wonen óf niet persoonlijk aanwezig kunnen zijn en virtueel moeten inbellen, wat tot een gefragmenteerde ervaring leidt. Whiteboarden gebeurt op grote Publish-it-notities, waarbij iemand foto’s moet maken en informatie handmatig moet transcriberen voor digitaal delen. Werknemers brengen lange dagen door in vergaderruimtes, voelen zich uitgeput en voelen zich vaak verplicht om completely satisfied hours bij te wonen.
Bedrijven die creativiteit, cultuur en betrokkenheid willen behouden of zelfs verbeteren, moeten investeren in alternatieven die tegemoetkomen aan de flexibiliteit van het huidige zakelijke klimaat.
Volgens een Gallup-enquête geeft 51% van de werknemers aan dat ze zich niet meer betrokken voelen bij hun werk. De moeilijkheid ligt in het handhaven van een robuuste bedrijfscultuur wanneer de meeste interacties through schermen plaatsvinden (bron).
Voordelen van virtuele workshops
Afbeelding van Bigstock
Hoewel velen beweren dat persoonlijke workshops persoonlijker en interactiever zijn dan vergaderingen op afstand, brengen nieuwe en innovatieve technologieën voordelen met zich mee voor gedistribueerd brainstormen:
- Productiviteit: Parallelle teamideeën leiden tot aanzienlijke tijdsbesparingen, kortere tijd om artefacten te produceren met digitaal materiaal in sjablonen en versnelde besluitvorming met digitale functies zoals stemmen en timers.
- Kostenbesparingen: Digitale bijeenkomsten zijn veel kosteneffectiever dan groups die naar een centrale locatie reizen, werkruimtes zijn sneller in te richten en vereisen minder logistieke coördinatie dan persoonlijke sessies.
- Grotere inclusiviteit: Virtuele sessies beschermen tegen groepsdenkenwaardoor een rechtvaardige omgeving wordt gecreëerd waarin geen enkel individu of groep de ideeën domineert.
- Stroomlijn documentatie en schaal: Groups kunnen eenvoudig workshopdocumenten delen, gestandaardiseerde bedrijfsbrede sjablonen maken en integreren met bestaande externe digitale instruments/workflows. Digitale whiteboards behouden “het hele verhaal” van de sessie en verminderen de noodzaak voor dubbele aantekeningen.
Gebruiksscenario’s
Afbeelding van Bigstock
Als managementconsultant fungeer ik vaak als facilitator, waarbij ik virtuele workshops in verschillende situation’s bij klanten integreer. Hier zijn enkele manieren waarop ik workshops op afstand heb ingezet om de samenwerking te verbeteren:
- Proces in kaart brengen: Samen met groups een nieuw marketingproces ontwikkelen door verschillende groepen belanghebbenden te groeperen en het huidige klanttraject van start tot eind in kaart te brengen. Door het klanttraject te begrijpen, kwam het staff met innovatieve ideeën voor de toekomst.
- Hole-beoordeling: Creëerde een gestructureerd, collaboratief ontdekkingsframework om een bedrijf te helpen de hiaten in mensen, processen en technologie in hun huidige activiteiten te identificeren. Er werd gestemd over aanbevelingen om de huidige problemen op te lossen en er werd prioriteit aan gegeven, waardoor het ontwerp van toekomstige projecten ontstond.
- OKR-coaching: Gebruik gemaakt van een virtueel whiteboard om ideeën voor OKR-ontwikkeling te ordenen. Het staff identificeerde strategische thema’s en prioriteerde de meest kritische aandachtsgebieden. We hebben een uitvoerbaar plan gemaakt met gedefinieerde doelstellingen en belangrijkste resultaten.
- Retrospectieven: Maakte gebruik van het agile retrospectieve raamwerk ‘Rose, Bud, Thorn’ om een programma samen te vatten en erover na te denken dat cross-functionele samenwerking tussen groups vereiste. Toen ze wegliepen, hadden de groups het gevoel dat ze een cultuur van voortdurende verbetering hadden bevorderd en uiteindelijk het moreel hadden verbeterd.
Andere populaire gebruiksscenario’s zijn onder meer prototyping, ‘Design Assume’, teamstand-ups, strategische planning, projectcharters en meer.
Beste praktijken
Afbeelding van Bigstock
Om succesvolle virtuele brainstormsessies te garanderen, kunt u de volgende finest practices in overweging nemen:
- Kies het juiste gereedschap: Selecteer een samenwerkingstool die snel te leren is, minimale installatie vereist en aansluit bij alle bedrijfsbeveiligingsvereisten (dat wil zeggen brancheregelgeving, privateness, AVG, enz.). Mijn favoriete hulpmiddel is Muurschilderinggezien de geoptimaliseerde gebruikersinterface, flexibele machtigingen en timerfuncties.
- Definieer het bereik: Definieer duidelijk de doelstellingen en probleemstellingen en stel richtlijnen op voor de communicatie tijdens de sessie.
- Ontwerp: Het is niet nodig om het wiel opnieuw te maken; profiteer van gesjabloneerde raamwerken. Denk na over hoe u ideeën als groep wilt organiseren en prioriteren.
- Kies een begeleider: Wijs een facilitator aan die zorgt voor een productieve en respectvolle omgeving.
Concluderend kan het omarmen van virtuele werkplaatstools uitdagingen op het gebied van werken op afstand transformeren in kansen voor verbeterde samenwerking, creativiteit en betrokkenheid binnen gedistribueerde groups.
Van uw siteartikelen
Gerelateerde artikelen op web