Projectmanagementkantoren (of PMO’s) winnen steeds meer aan populariteit nu het projectmanagementvak vaste voet aan de grond krijgt in organisaties die hogere prestatieniveaus eisen in een ultracompetitieve wereld. Het implementeren van een PMO is niet alleen een haalbare strategie om aan deze verwachtingen te voldoen, maar ook een belangrijke neutrale stem om te helpen bij het doorlichten van de portefeuille van strategische initiatieven en klantgerichte projecten.
Het Undertaking Administration Institute (of PMI), ‘s werelds eerste, grootste en meest erkende instantie in het projectmanagementvak, haalde in oktober 2023 de krantenkoppen toen het PMO World Alliance (PMOGAS) overnam, de toonaangevende wereldwijde standaard op het gebied van PMO’s. Deze strategische overname versterkte de dominantie van PMI in het vak verder en bood haar leden een nog breder scala aan certificeringen en zakelijke kennis.
Niet alle PMO’s zijn op dezelfde manier gemaakt
Afbeelding van Bigstock
De meeste mensen associëren PMO’s met het bieden van normen, begeleiding, coaching en mentoring om de projectprestaties te optimaliseren. Hoewel dit grotendeels waar is, realiseren de meeste mensen zich niet dat niet alle PMO’s op dezelfde manier zijn gecreëerd.
In feite zijn er verschillende structurele componenten waarmee rekening moet worden gehouden bij het implementeren van de gewenste configuratie.
Door het ondernemen van een eerlijk beoordeling van de volwassenheid van projectmanagement, met behulp van technieken zoals ISO 33000, kunnen organisaties effectief identificeren waar hun hiaten in projectmanagement zitten en op een aanbevolen PMO-structuur terechtkomen. Het doel is uiteraard om succesvollere projecten te helpen realiseren, om nog maar te zwijgen van het vergroten van het behoud van waardevolle projectmanagers, waar meer vraag naar is dan ooit tevoren.
Belangrijke tip: Het is belangrijk om de rechts publiek bij het uitvoeren van de oefening en stel richtlijnen op zodat de deelnemers echt iets geven eerlijk beoordeling om tot een realistisch resultaat te komen. De oefening kan (en moet) worden herhaald wanneer dat nodig is, om eventuele wijzigingen in de configuratie zo snel als redelijkerwijs praktisch mogelijk te maken, in overeenstemming met de concepten van enterprise agility.
De 4 classificaties of componenten van een PMO-structuur
foto door Scott Graham op Ontsplashen
Zodra de volwassenheidsoefening voor projectmanagement is voltooid, zijn de volgende stappen bij het configureren van uw PMO het in kaart brengen van de resultaten van de beoordeling in vier secties, of deelgebieden waarin PMO’s actief zijn:
Sectie 1: Gebaseerd op de mate van controle en invloed
Het niveau van controle dat de organisatie wil dat de PMO uitoefent, is een zeer belangrijke beslissing die moet worden genomen, vooral wanneer rekening wordt gehouden met de bedrijfscultuur, de organisatiestructuur en de strategische doelstellingen voor de lange termijn. Afhankelijk van de behoeften van de organisatie kan de PMO meer een adviseursrol vervullen die gericht is op het bieden van hulpmiddelen en begeleiding in plaats van daadwerkelijk projecten te beheren, of kan uit de beoordeling blijken dat er meer behoefte is aan een auditrol om de naleving van bedrijfsrichtlijnen te garanderen. Het hoogste niveau van controle zou directe projectcontrole en P&L-verantwoordelijkheid zijn, wat geschikter zou zijn voor volwassen geprojecteerde organisaties.
Deel 2: Gebaseerd op de ondernomen missie
Hoe uw PMO de organisatie zal ondersteunen, is het volgende cruciale onderdeel, omdat het de organisatie uitdaagt om te bepalen of de PMO zich moet concentreren op het vergroten van het succes van de projectoplevering (kortetermijndoelen), en het bieden van normen, processen, hulpmiddelen, coaching en technieken voor projectmanagers. (focus op proceed verbetering), of wees een echte zakenpartner om de portefeuille van interne en externe projecten van de organisatie te beheren (strategische accomplice).
Deel 3: Vanuit de positie binnen de organisatie
De eerste twee secties vormen de foundation voor hoe het PMO daadwerkelijk zal worden gestructureerd en waar het in de organisatie daadwerkelijk zal plaatsvinden. De meest basale aanpak zou zijn dat de PMO een enkel complicated challenge of programma beheert, en dit kan zijn voordelen hebben voor kortetermijndoelstellingen. Een meer volwassen aanpak zou zijn dat de PMO onder een afdeling zou werken om cruciale taken uit te voeren, zoals het uitvoeren van de hoofdplanning van de operaties en het beheer van projectprogramma’s. Dit kan een zeer effectieve middenwegbenadering zijn. Het meest ingebedde PMO-model zou het uitvoeren van strategische missies zijn die verband houden met portfolio- en budgetbeheer als een neutrale bedrijfsadviseur, rapporterend aan het topmanagement.
Sectie 4: Gebaseerd op de mate van technologie die door het PMO wordt toegepast
Het laatste stukje van de puzzel zou dan zijn het bepalen van het technologieniveau dat door het PMO moet worden toegepast. Dit is uiteraard afhankelijk van de beschikbare systemen, software program en bedrijfsprocessen binnen de organisatie. Projecten zijn niet noodzakelijkerwijs afhankelijk van ultra-geavanceerde projectmanagementsoftware om succesvolle resultaten te behalen; Zelf heb ik tijdens mijn carrière behoorlijk effectief gebruik gemaakt van het MS Workplace-softwarepakket. Het begrijpen van de combine van handmatige, geautomatiseerde en nu AI-oplossingen zal een belangrijke drijfveer zijn om ervoor te zorgen dat bedrijfsgegevens effectief worden beheerd. Er is niet één maatstaf, dus zorg ervoor dat dit zorgvuldig wordt beoordeeld om zinvolle rapporten en dashboards te produceren die een effectievere besluitvorming mogelijk maken.
Belangrijke overwegingen bij het structureren van uw PMO
foto door Jason Goodman op Ontsplashen
Persoonlijk hield ik erg van de gestructureerde aanpak die verband hield met de vier componenten of taken van het PMO. Ik zou bedrijven aanraden deze techniek te gebruiken als een bewustwordings- en begeleidingsinstrument, in plaats van de resultaten letterlijk te volgen, aangezien bedrijven, industrieën en, belangrijker nog, mensen zich in een steeds sneller tempo ontwikkelen.
Mogelijk zult u verrast zijn door de resultaten van het evaluation en de voorgestelde structuur voor uw PMO. Dit houdt niet alleen verband met het eerlijke deel van de oefening, maar ook met waar de organisatie zichzelf in de toekomst ziet. Het kan heel passend zijn om de huidige staat te erkennen en naar een toekomstige staat te streven door de opdracht en verantwoordelijkheid van de PMO geleidelijk op te voeren.
Het magazine ook niet Het zou praktisch moeten zijn om elke sectie te implementeren en ik heb het menselijk intuition gezien om de onderdelen te mixen en matchen om zo tot een hybride configuratie te komen die op natuurlijke wijze binnensluipt, vooral in dit tijdperk van gestroomlijnde projectprofessionals met meerdere hoeden. Ik zou deze gemengde aanpak zeker zorgvuldig gebruiken en ondersteunen met duidelijke processen, rollen en verantwoordelijkheden (WBS-RACI), zodat de verwachtingen van boven naar beneden op één lijn liggen.
Ongeacht hoe u besluit uw PMO te implementeren of te ontwikkelen, wees niet bang om snel te falen en indien nodig bij te sturen. Zorg ervoor dat uw mensen en klanten centraal staan voor duurzaamheid op de lange termijn.
Overweeg ten slotte om mogelijk verschillende PMO-structuren te implementeren als uw organisatie meerdere divisies of locaties heeft. In dit geval zal het waarborgen van de interactie met de verschillende PMO-groepen van cruciaal belang zijn, zodat de algemene doelstellingen van de organisatie effectiever kunnen worden verwezenlijkt en tegelijkertijd een grotere mobiliteit binnen het bedrijf mogelijk wordt gemaakt.
PMO’s kunnen organisaties zeker veel voordelen opleveren; degenen die de waardepropositie begrijpen, zullen ongetwijfeld een voorsprong hebben op hun concurrenten en op meer tevreden werknemers en klanten!
Van uw siteartikelen
Gerelateerde artikelen op web