Geen enkele werkgever wil werknemers op het werk opschrijven en dat ook hebben een stevig gesprek met een werknemer die zijn werkverantwoordelijkheden niet nakomt. Of het nu gaat om te laat komen, het niet halen van deadlines of intimidatie op de werkplek: het is een moeilijk gesprek dat helaas gewoon moet plaatsvinden.

Wanneer meerdere gesprekken en subtiele vragen het gedrag niet veranderen, jij moet als werkgever een meer formele aanpak hanteren.

Enter: het werknemersrapport. Als u op het werk wordt opgeschreven, moet dit voor uw werknemers een teken zijn dat u het meent en dat u verandering moet zien – of anders.

In dit artikel leren we je wat het betekent om op het werk opgeschreven te worden, waarom je iemand opschrijft en wat de stappen zijn om een ​​transient op te schrijven en aan een medewerker te bezorgen.

Hopelijk maakt dit het iets minder intimiderend en een beetje krachtiger.

Wat betekent het om op het werk te worden opgeschreven?

Iemand opschrijven betekent een formeel doc maken met particulars over een het gedrag van de werknemer, prestatie- of beleidsschendingen. Het creëert een schriftelijk verslag van een situatie en schetst het probleem, de verwachtingen en de mogelijke gevolgen.

Dit kan behoorlijk intens klinken, maar we beloven dat schrijfsels niet als straf bedoeld zijn; het is eigenlijk het tegenovergestelde. Ze zijn er om het gedrag te corrigeren en uw medewerkers duidelijke suggestions te geven, zodat ze beter kunnen worden in hun werk – en dat kunnen behouden.

In veel opzichten zijn er ook beschrijvingen die een werkgever beschermen voor het geval u verdere actie moet ondernemen. Het houdt de communicatie tussen u en uw medewerkers bij. Het is altijd een goed idee om deze dingen op te schrijven.

Waarom krijgen werknemers een bericht van hun werk?

Werknemers kunnen om allerlei redenen een beschrijving van hun werk krijgen, maar u wilt er zeker van zijn dat u heel specifiek bent over wat die dingen zijn. Niemand houdt van een verrassend artikel over een beleid waar ze geen idee van hadden.

Enkele typische redenen waarom u een werknemer zou kunnen aanschrijven zijn:

• Schrijf op als u te laat op uw werk komt: Voortdurend laat zijn kan zowel andere werknemers als klanten ontwrichten.
• Schending van het bedrijfsbeleid: Als het beleid is om een ​​uniform te dragen zodat ze gemakkelijk herkenbaar zijn, maar ze blijven in spijkerbroeken verschijnen, dan moet dat beleid worden gehandhaafd.
• Schrijf op voor slechte prestaties: Iedereen maakt fouten, maar herhaalde slechte prestaties moeten worden aangepakt.
• Intimidatie of gedragsproblemen: Iedereen verdient een veilige plek om te werken zonder angst intimidatie en toxiciteit. Deze gevallen mogen niet worden genegeerd en moeten onmiddellijk op het werk worden opgeschreven. Hiermee laat u uw medewerkers zien dat u achter hen staat.

Elke werkplek is anders. Als je een restaurant runt, zul je dat ook hebben beleid aanwezig rond het omgaan met voedsel en de netheid waar mensen voor zouden kunnen schrijven. Zoek dus uit wat specifiek belangrijk is voor uw werkplek en stel daar een schrijfbeleid op.

Dingen om op te nemen in een artikel van het werk

Wanneer een werknemer op het werk een aantekening krijgt, is het belangrijk om enkele belangrijke particulars in de aantekening op te nemen.

Maak een sjabloon voor uzelf met de volgende secties:

• Beschrijving van het incident: Hier schrijft u een gedetailleerd verslag van het probleem, inclusief datums, tijden en specifieke incidenten die hebben plaatsgevonden.
• Bedrijfsbeleid: Zorg voor een duidelijke beschrijving van de bedrijfsbeleid die werden geschonden.
• Verwachtingen: Stel verwachtingen over hoe u wilt dat dit probleem wordt opgelost of hoe u dit in de toekomst kunt voorkomen. Dit geeft uw medewerkers een duidelijke richting om verder te gaan.
• Gevolgen: Als dit het eerste bericht is, laat hen dan weten wat er zal gebeuren als dit opnieuw gebeurt. Als dit een tweede melding is, escaleer dan de consequentie en reset de volgende consequentie als er een derde incident plaatsvindt.
• handtekeningen: Zowel u als de werknemer moeten het doc ondertekenen, waarmee ze bevestigen dat het is ontvangen en dat zij begrijpen wat er vervolgens gebeurt.

Stappen voor het schrijven van een medewerker

Hier vindt u een stapsgewijze handleiding voor het geven van een artikel aan een werknemer op het werk.

1. Verzamel informatie

De eerste stap is het verzamelen van alle gerelateerde particulars en bewijsmateriaal rond het probleem voordat het schrijfproces wordt gestart. Dit kan inhouden dat u andere werknemers enkele vragen stelt om alle particulars te verduidelijken, beveiligingsbanden bekijkt of met klanten praat.

2. Documenteer het incident

Nu is het tijd om te gaan zitten en alles op te schrijven. Vermeld gewoon de feiten en laat eventuele subjectieve gedachten erbuiten als je kunt.

3. Plan een vergadering

Nadat u het artikel hebt uitgetypt, plant u een afspraak met de medewerker om het af te leveren. Probeer een tijdstip af te spreken aan het einde van hun dienst, zodat ze even de tijd kunnen nemen om te ontspannen.

4. Lever het opschrift in

Dit is het moeilijkste deel: het artikel afleveren. Zorg ervoor dat je op een privélocatie bent en leid met empathie als je kunt. Concentreer u op het geven van constructieve suggestions en oplossingen, en maak het niet persoonlijk. Laat ze zien dat je ze wilt helpen; straf ze niet.

5. Open een dialoog

Bekijk het artikel en geef ze vervolgens de ruimte om te praten. Het is belangrijk om naar hen te luisteren en hen de kans te geven vragen te stellen. Het gevoel dat er naar hen geluisterd wordt, kan ervoor zorgen dat ze zich gewaardeerd voelen.

6. Zorg voor een handtekening

De laatste stap van de bijeenkomst zou moeten zijn om een ​​handtekening te krijgen waarin staat dat ze het artikel hebben gelezen en de volgende stappen begrijpen.

7. Dien het verslag in

Bewaar een kopie van het doc in het personeelsdossier. Je kan ook een kopie aan de werknemer verstrekken als ze na enige tijd willen nadenken.

8. Comply with-up

Houd de medewerker een tijdje goed in de gaten, zodat u echte verandering ziet. Bied ondersteuning en middelen als ze die nodig hebben. Het is ook een goede gewoonte om na ongeveer een week contact met ze op te nemen en te vragen hoe ze zich voelen. Houd die communicatielijnen open, zodat het duidelijk is dat u uw werknemer helpt op het goede spoor te blijven, en niet door hem te micromanagen.

Op het werk geschreven worden is nooit leuk. Als u het proces gemakkelijk kunt maken en uw werknemer eraan kunt herinneren dat het geen straf is, maar slechts een correctie, kunt u deze moeilijke gesprekken op dezelfde pagina en met hetzelfde doel achterlaten: van de werkplek een geweldige plek maken om te zijn.

Hulp nodig met schrijven op het werk?

Homebase biedt niet alleen hulp bij compliance- en HR-kwesties, maar kan de ondertekende verslagen ook veilig bewaren. Start vandaag nog free of charge.