Medewerkers verliezen is nooit leuk, vooral niet als het toppresteerders en gewaardeerde leden van uw staff zijn. Maar het feit dat een medewerker vertrekt, is niet altijd een totaal verlies. Er ligt een leermogelijkheid voor organisaties. Als je slim bent, kun je die leermogelijkheid benutten door de voormalige teamgenoot uit te nodigen voor een exit-interview.
Exitgesprekken zijn een kans voor bedrijven om meer te weten te komen over de redenen voor en de context rond waarom een werknemer vertrekt. Deze informatie kan voor veel dingen worden gebruikt, maar de belangrijkste daarvan is om te leren wat er kan worden gedaan om te voorkomen dat andere werknemers in de toekomst vertrekken. En dat heeft grote influence voor de organisatie, aangezien de geschatte kosten voor het vervangen van een werknemer kan variëren van de helft tot twee keer hun jaarsalaris.
In dit artikel vindt u alles wat u moet weten over exitgesprekken en vindt u een lijst met vragen die u aan vertrekkende medewerkers kunt stellen.
Wat is een exitgesprek?
Een exitgesprek is een eindgesprek of gesprek met een vertrekkende medewerker, vaak gevoerd door een supervisor of HR-vertegenwoordiger, met als doel meer te weten te komen over de reden van vertrek en hun indrukken en suggestions over het bedrijf.
Het doel is om zoveel mogelijk te leren over de redenen waarom de werknemer ontslag heeft genomen en wat er beter kan worden gedaan om het leven van bestaande werknemers te verbeteren.
Exitgesprekken zijn de laatste stap in de levenscyclus van een medewerker. Dit omvat doorgaans alles, vanaf het second dat ze voor het eerst solliciteren op een functie tot het second waarop ze voor de laatste keer de deur uitlopen. Het is een leermoment voor de organisatie, maar het is ook een kans om een positieve eindindruk achter te laten.
Wat is het doel van een exitgesprek?
Zoals gezegd zijn exit-interviews bedoeld om informatie te verzamelen over de ervaring van de medewerker met en de perceptie van het bedrijf. Het is een waardevolle oefening die het bedrijf in staat stelt om te leren over alle goede, slechte en lelijke dingen die in hun bedrijf gebeuren en die gevolgen kunnen hebben voor de werknemers.
Over het algemeen is het doel om het volgende te ontdekken:
- Waarom vertrekkende werknemers vertrekken en nieuwe banen zoeken
- Waarom ze niet besloten te blijven
- Wat maakt hun nieuwe positie beter dan hun huidige wat
- Wat zou het bedrijf kunnen oplossen om toekomstig vertrek te voorkomen?
Individuele exit-interviews met werknemers bieden deze informatie enigszins een vacuüm. Maar op grote schaal kunnen ze traits blootleggen die kunnen wijzen op specifieke systemische problemen die binnen het bedrijf moeten worden aangepakt.
Afhankelijk van wat die traits zijn, kunnen er vervolgens acties worden ondernomen om het volgende te verbeteren:
- Bedrijfscultuur
- Talentverwerving en onboarding van medewerkers
- Expertise- en prestatiemanagement
- Opleiding tot supervisor
- Compensatie en totale beloningen
- En elke andere issue die bijdraagt aan het verloop
Het doel van deze acties is om de algemene levenskwaliteit en de betrokkenheid van bestaande en toekomstige werknemers te verbeteren, waardoor historische redenen worden weggenomen waarom werknemers ervoor kiezen om het bedrijf vrijwillig te verlaten.
3 voordelen van exit-interviews met werknemers
Informatie en begrip zijn de twee belangrijkste voordelen van het houden van exit-interviews met medewerkers. Samen leiden deze tot drie belangrijke resultaten die uiteindelijk het bedrijf verbeteren.
- Ontdek systemische, structurele en culturele problemen. Ten eerste werpen exit-interviews een licht op het lelijke binnen een organisatie. Ze helpen bij het identificeren van probleemgebieden die zouden kunnen leiden tot een daling van de productiviteit, moreel, en uiteindelijk vrijwillig vertrek.
- Bouw en onderhoud een positief werkgeversmerk. Medewerkers en alumni praten, vooral als ze een negatieve of oneerlijke ervaring hebben gehad bij een bedrijf. Dat sentiment kan gemakkelijk worden omzeild, by way of on-line recensies of mond-tot-mondreclame. Exitgesprekken zijn een kans om zowel een goede eindindruk te maken bij vertrekkende medewerkers, maar ook om te laten zien dat het bedrijf hun mening nog steeds op prijs stelt en openstaat voor suggestions. Dit draagt in belangrijke mate bij aan het bevorderen van een positief sentiment onder alumni, waardoor ze ambassadeurs worden voor het werknemersmerk van het bedrijf en ze eerder zullen aanbevelen aan vrienden en collega’s.
- Verbeter de ervaring voor bestaande medewerkers. Zoals gezegd is het doel van exit-interviews om het bedrijf vooruit te helpen. Ze helpen bij het identificeren en oplossen van problemen die de tevredenheid en betrokkenheid van medewerkers kunnen schaden. En, volgens Gallupkunnen bedrijven met zeer betrokken medewerkers een 21% hogere winstgevendheid realiseren dan bedrijven zonder.
Nu we de voordelen hebben benadrukt, gaan we het hebben over de beste praktijken voor exit-interviews.
Hoe voer je een exit-interview: greatest practices
Exit-interviews zijn een delicate tactiek. Ze vereisen tenslotte dat iemand een werknemer interviewt die het bedrijf verlaat. Probeer de volgende praktische ideas om het meeste uit exit-interviews te halen:
- Laat een gekwalificeerd teamlid het interview afnemen. Bij voorkeur is dit een ervaren HR-medewerker die begrijpt hoe exitgesprekken werken en wat de doelstellingen zijn. Als het een klein bedrijf is, is de eigenaar of directe supervisor voldoende, zolang deze deze greatest practices maar volgt.
- Vraag of ze bereid zijn om mee te doen. Deelnemen moet optioneel zijn; benadrukken dat het doel is om te begrijpen wat het bedrijf beter kan doen.
- Maak een lijst met vragen die voor alle exit-interviews moet worden gebruikt. Deze vragen moeten bedoeld zijn om specifieke informatie over verschillende delen van het interview te achterhalen. Gebruik voor elk interview dezelfde vragen, zodat de suggestions constant is en traits gemakkelijker te ontdekken zijn.
- Wees vriendelijk, benaderbaar en sta open voor suggestions. Exit-interviews mogen niet afstandelijk of defensief tegenover het bedrijf zijn. Het doel is om eerlijke en openhartige suggestions te krijgen, niet om de vertrekkende medewerker van gedachten te doen veranderen. Om dat te bereiken moeten interviewers openstaan voor suggestions en nieuwsgierig zijn naar wat de medewerker te zeggen heeft.
- Stel de medewerker gerust dat zijn/haar opmerkingen anoniem zijn. De meeste vertrekkende medewerkers maken zich zorgen over het verbranden van bruggen als ze negatief praten tijdens een exitgesprek. Dit kan de resultaten vertroebelen en potentiële problemen onopgemerkt laten. Om de medewerker op zijn gemak te stellen, kunt u hem geruststellen dat zijn antwoorden alleen voor statistische doeleinden zullen worden gebruikt en niet op grote schaal met voormalige collega’s zullen worden gedeeld.
- Zorg voor een strategie om suggestions en actieverandering aan te pakken. Exit-interviews kunnen een doos van Pandora openen met potentiële problemen die moeten worden aangepakt. En het heeft geen zin om deze sessies te houden als er geen intentie is om ze te bespreken. Als exit-interviews deel uitmaken van de levenscyclus van medewerkers, zorg er dan voor dat er processen zijn om suggestions uit interviews huge te leggen en op te slaan, traits in de loop van de tijd te volgen en te analyseren, potentiële oplossingen voor die traits te ontmoeten en te bespreken, en actie te ondernemen.
Specifieke en individuele suggestions
Af en toe kunnen exit-interviews bijzonder opmerkelijke suggestions of beschuldigingen over specifieke groups, managers of personeelsleden bevatten. In deze gevallen is het van cruciaal belang dat het bedrijf beleid heeft opgesteld om deze problemen onmiddellijk aan te pakken. Als ze dat niet doen, kunnen er juridische gevolgen zijn voor de organisatie, naast aanhoudende culturele problemen voor het resterende personeel.
10 vragen voor een exit-interview voor werknemers die u kunt stellen
De vragen die tijdens een exit-interview worden gesteld, moeten weloverwogen en goed gestructureerd zijn en afgestemd zijn op een specifiek onderdeel van het bedrijf. Dit zorgt ervoor dat alle antwoorden waardevolle inzichten opleveren. Het maakt het ook gemakkelijker om hun antwoorden doelgericht te formuleren en om te zetten in actie.
Hier zijn 10 voorbeelden van exit-interviewvragen voor werknemers, onderverdeeld op thema en bedrijfsgebied.
Redenen voor vertrek
- Waarom besloot u het bedrijf te verlaten?
Als de werknemer vrijwillig vertrekt, kan het antwoord specifieke redenen bevatten waarom hij ervoor heeft gekozen om te verhuizen.
- Waarom heb je besloten om opnieuw de arbeidsmarkt op te gaan?
Dit geeft de interviewer een basiskennis van waarom de werknemer op zoek is gegaan naar een nieuwe rol, en helpt hem traits te ontdekken in de reden waarom mensen besluiten ergens anders te zoeken.
- Wat is uw algemene indruk van ons bedrijf?
Dit geeft de medewerker de kans om uit te leggen hoe hij de organisatie en zijn unieke standpunt ziet.
- Hadden wij iets kunnen doen om te voorkomen dat u vertrok?
Dit is een kans voor de werknemer om eerlijke suggestions te geven, inclusief tekortkomingen op het gebied van talentmanagement, zijn directe leidinggevende, de bedrijfscultuur en elk ander onderdeel van het bedrijf dat volgens hem voor verbetering vatbaar is.
Een vergoeding
- Was uw beslissing om te vertrekken ingegeven door geld of een totale compensatie?
Dit geeft de geïnterviewde een eenvoudig ja of nee antwoord (met mogelijke uitwerking) waarmee hij kan vastleggen of compensatie een issue was. In de loop van de tijd kan deze vraag wijzen op traits die verband houden met ongenoegen of tevredenheid over de comp-structuur.
Beheer
- Wat vindt u van uw supervisor en afdelingshoofden?
Het doel hier is om specifieke suggestions te verzamelen over de supervisor van de medewerker en andere leiders in zijn/haar omgeving. Leiderschap heeft een grote influence op het moreel en de productiviteit van medewerkers. Wanneer u tekortkomingen identificeert, is dit een grote kans (en prioriteit) voor organisaties.
- Had u regelmatig gesprekken met uw supervisor over uw ontwikkeling, prestaties en toekomst bij het bedrijf?
Het antwoord op deze vraag kan inzicht geven in hoe effectief of ineffectief het talentmanagement en de strategie van het bedrijf waren voor deze medewerker. Als uw werknemer deelt dat hij weinig tot geen suggestions of begeleiding heeft gekregen over toekomstige carrièregroei, dan is dit een alarmsignaal dat moet worden aangepakt.
Rolspecifiek
- Vindt u dat de verwachtingen en verantwoordelijkheden in uw rol duidelijk waren?
Dit biedt inzicht in de manier waarop de functie werd geadverteerd en verkocht aan de werknemer, en hoe effectief de functie aan hen werd gecommuniceerd zodra ze aan boord waren. Onduidelijke verwachtingen kunnen een teken zijn van slechte communicatie tijdens de werving, of een teken van een probleem met het administration.
- Had u het gevoel dat u over de middelen beschikte die u nodig had om uw werk te doen?
Het antwoord op deze vraag zal inzicht bieden in resourcing- en ondersteuningssystemen voor individuele medewerkers en afdelingen. Als er simpelweg geen steun en middelen zijn, beschouw dit dan als een signaal om na te denken over meer investeringen.
Algemeen
- Welk advies zou je willen geven over hoe we kunnen verbeteren? Wat zou dit een betere werkplek maken?
Dit is een open vraag die de vertrekkende medewerker uitnodigt om open en eerlijke suggestions te geven over het goede, slechte en lelijke in het bedrijf. Let goed op deze suggestions, aangezien er stukjes informatie kunnen zijn die een grote influence kunnen hebben op het moreel van de overgebleven werknemers.