Hoewel we momenteel allebei geneeskundestudenten zijn, hebben we samen tien jaar datawetenschap gedaan in de academische wereld en de industrie, in functies als hoofd datawetenschap bij Cerebral, een tele-mental-health-bedrijf in Claymont, Delaware, en onderzoeker bij de Icahn College of Medication op de berg Sinaï in New York Metropolis. Ons onderzoek op de medische faculty omvat het samenwerken met artsen en datawetenschappers om machine learning-modellen in gezondheidszorgsystemen (AS) in te zetten en epidemiologische modellen te ontwikkelen om de genomische subtypes van coronaire hartziekte (LL) te voorspellen.

Als oude vrienden en medewerkers hebben we vaak déjà vu-momenten gehad als we over ons onderzoek praatten, waarbij we parallellen ontdekten met onze carrière als datawetenschapper. In het bijzonder voelen we ons allebei regelmatig gefrustreerd door het beperkte gebruik van gestandaardiseerde softwaretools in de academische wereld, wat samenwerking moeilijker maakt dan het zou moeten zijn. Deze instruments worden veel gebruikt in de industrie, dus waarom niet in de academische wereld? In dit artikel beschrijven we een reeks instruments die ons hebben geholpen onderzoeksprojecten efficiënter te maken.

Handmatig plannen is vervelend

De meesten van ons hebben waarschijnlijk wel eens een e-mail gezien die er als volgt uitziet: “Beschikbaarheid: M: 13.00 – 16.00 uur, T: 10.00 – 11.00 uur, W: 9.00 uur – 10.00 uur, 14.30 uur – 15.00 uur, 16.00 uur – 17.00 uur , do: 14.00 – 15.00 uur en vrijdag: 10.00 – 10.30 uur, 11.00 – 11.15 uur” en moesten uitzoeken waar onze eigen beschikbaarheid overlapt.

Het proces wordt steeds ingewikkelder naarmate het aantal deelnemers aan de vergadering toeneemt, vooral als sommigen van hen zich in een andere tijdzone bevinden. Door het gebruik van teambrede agenda’s met een open beleid voor het plannen van vergaderingen, zoals Google Agenda of Outlook Agenda, kan iedereen een vergadering plannen waar een gedeeld open tijdslot beschikbaar is.

Als u een vergadering probeert te plannen met iemand buiten uw instelling, is Calendly een geweldige free of charge softwaretool waarmee u eenvoudig uw Google- of Outlook-agenda kunt delen en waarmee andere deelnemers aan de vergadering een vergadertijd kunnen selecteren waarop iedereen beschikbaar is.

Ga aan de slag door een Calendly-account voor uzelf aan te maken en uw Calendly-link te delen bij het plannen van vergaderingen.

Het probleem van meerdere versies

Zoeken in onze e-mailinboxen naar bestanden kan lastig zijn. Het is vooral een uitdaging tijdens het voorbereiden van manuscripten, wanneer meerdere offline versies van een Microsoft Phrase-document door verschillende mensen worden bewerkt en in een e-mailketen worden verzonden, waardoor het moeilijk wordt om de bewerkingen en opmerkingen van iedereen nauwkeurig te verzamelen.

Het gebruik van gezamenlijke realtime bewerkingsprogramma’s zoals Google Docs verlicht dit probleem aanzienlijk. Het zorgt ervoor dat ieders suggesties in hetzelfde doc worden opgenomen en biedt een gemakkelijk toegankelijk historisch overzicht van alle voorgaande versies, voor het geval het nodig is om naar verwijderd materiaal te verwijzen – of zelfs om terug te keren naar een oudere versie. Het bespaart ook dat co-auteurs de timing van hun werk moeten spreiden, omdat Google Documenten het mogelijk maakt dat meerdere mensen tegelijkertijd aan een doc werken.

Op dezelfde manier zijn er voor gegevens instruments zoals Airtable. Airtable is een goede opstap tussen het werken met individuele CSV-bestanden (spreadsheetachtige bestanden die kunnen worden gebruikt om gegevens in tabellen op te nemen) en het opzetten van een serieuze database. Ondertussen is GitHub een industriestandaard device voor codebeheer. Het bevat functionaliteit voor codebeoordeling en versiebeheer, dus als er tegenstrijdige wijzigingen worden aangebracht in een stukje code, worden gebruikers gedwongen deze aan te pakken.

Ga aan de slag door manuscripten op te stellen in Google Docs of in Phrase in OneDrive, de app voor cloudopslag en het delen van bestanden van Microsoft, in plaats van Phrase of een soortgelijk tekstverwerkingsprogramma lokaal te gebruiken. Deel deze samenwerkingsdocumenten met uw teamgenoten en moedig hen aan om bewerkingen voor te stellen en opmerkingen te maken.

Als uw onderzoeksproject code omvat, maak dan een GitHub-account aan, maak een privé GitHub-repository, add uw code en moedig uw teamgenoten aan om naar de privé-repository te verwijzen voor de meest up-to-date versie.

De moeilijkheid om de voortgang bij te houden

Het proces waarbij een onderzoeksproject zich ontwikkelt van het genereren van ideeën en hypothesen naar analyse en schrijven, omvat veel bewegende delen. Naarmate onderzoeksteams groter worden, neemt ook de complexiteit van het beheer van dit proces toe. Dat hebben wij gevonden software program zoals Notion (Trello, Asana en Jira zijn alternatieven), een kennisbeheersysteem georganiseerd in een reeks relationele databases, kan helpen een grote onderzoeksonderneming op te delen in beter beheersbare brokken. We hebben bijvoorbeeld voor elk manuscript visuele hulpmiddelen voor taakbeheer gebruikt, genaamd kanbanboards, met de volgende fasen: idea, onderzoek, schrijven, revisie en publicatie. Elke taak in een kanbanbord heeft aantekeningen, een toegewezen eigenaar, een taaktijdlijn en, indien related, hyperlinks naar andere projecten.

Het voordeel van het gebruik van deze instruments in plaats van het coördineren van de taaktoewijzing by way of e-mail of sms is dat iedereen op de hoogte wordt gehouden van de teambrede voortgang van taken en dat de informatieongelijkheid wordt geminimaliseerd.

Ga aan de slag door een Notion-account aan te maken en een van de sjablonen voor een kanbanbord te gebruiken om uw onderzoeksproject bij te houden.

De moeilijkheid van effectieve digitale communicatie

Twee andere samenwerkingstools die we kort willen noemen zijn Miro en Loom. Miro maakt het gemakkelijk om een ​​virtueel ‘whiteboard’ te maken dat groups kunnen gebruiken om bijvoorbeeld over projecten te brainstormen door virtuele plaknotities te maken of diagrammen te schetsen op een leeg canvas. Met Loom kunnen onderzoekers eenvoudig schermopnamen maken met stapsgewijze handleidingen voor het navigeren door een taak. Het is het software-equivalent van een medewerker die u door een workflow begeleidt.

Ga aan de slag door Loom te downloaden en een korte oefenhandleiding op te nemen die u door computergebaseerde onderzoeksprotocollen leidt.

Stimuleer de adoptie van technologie

Het opnemen van deze instruments in de workflow van uw onderzoeksteam kan leiden tot vlottere communicatie en een efficiëntere projectuitvoering. Web als door de industrie geïnspireerde retrospectieve of ‘retro’-bijeenkomsten – gestructureerde discussies waardoor groups kunnen reflecteren op voltooide projecten – verbeterde samenwerking in de academische wereld, deze instruments kunnen een revolutie teweegbrengen in de manier waarop onderzoeksteams werken. Door technologie te omarmen en beste praktijken uit de industrie over te nemen, gaat het bij onderzoeksinspanningen niet alleen om het zoeken naar wetenschappelijke waarheid, maar ook om het garanderen dat de gevolgde route efficiënt en reproduceerbaar is.

Ons laatste advies is dat software-adoptie niet zal plaatsvinden tenzij er een institutionele overeenkomst van bovenaf of een teamgestuurde overeenkomst van onderaf bestaat – of, idealiter, beide. Het hele crew moet meewerken aan de migratie naar een nieuwe projectmanagementworkflow. Als er al een systeem bestaat dat voor iedereen goed werkt, is het misschien niet nodig om de instruments die we hebben beschreven te gebruiken. Als er echter een verandering in het verschiet ligt, maar sommige teamleden aarzelen om zich hieraan te binden, is het veiligstellen van de steun van de hoofdonderzoeker of een andere persoon met autoriteit vaak de meest pragmatische aanpak om de adoptie binnen het hele crew te katalyseren.